Comment réussir un appel d’offres ?
Quand on est entrepreneur, répondre à un appel d’offres reste une source de chiffre d’affaires efficace. Cela peut aussi s’avérer très contre-productif. En effet, un appel d’offres dans le bâtiment mobilise beaucoup de temps afin de répondre aux exigences techniques.
Ce temps passé à candidater n’étant pas utilisé à produire, mieux vaut que le pourcentage de chance d’être sélectionné soit maximal.
Alors, comment répondre à un appel d’offres pour remporter à coup sûr le marché ?
1. Accéder aux appels d’offres publics ou privés
Que les offres concernent les marchés publics ou les marchés privés, il faut avant tout prendre connaissance des besoins du commanditaire. Et au plus tôt, pour avoir suffisamment de délai pour y répondre.
a. Identifier les appels à candidature pertinents
La première démarche à entreprendre, c’est de se constituer un système de repérage, d’alerte ou de référencement pour être informé dès qu’un appel d’offres dans le BTP potentiellement intéressant est paru.
Les appels d’offres publics
L’appel à candidature dans les marchés publics est réglementé par le code de la commande publique. L’acheteur public est tenu de respecter certaines règles de procédure suivant la nature ou encore le montant du marché. En matière de publicité, le strict respect de la concurrence l’oblige à publier ses appels à concurrence en fonction de la valeur estimée du besoin :
- Montant inférieur à 25.000 € : publicité non obligatoire
- Montant compris entre 25.000 € et 89.999,99 € : publicité libre ou adaptée
- Montant compris entre 90.000 € et 143.999,99 € (5.547.999,99 € pour les travaux) : publicité au BOAMP (Bulletin Officiel d’Annonces des Marchés Publics) ou dans un journal d’annonces légales
- Montant supérieur à 144.000 € (5.548.000 € pour les travaux) : publicité au BOAMP et au JOUE (Journal Officiel de l’Union Européenne)
De cette manière, selon où vous trouverez l’appel d’offres public, vous aurez une idée du montant du marché et pourrez vous positionner au plus juste.
Les appels d’offres privés
Pour les demandes des acheteurs privés, il existe de très nombreuses plateformes internet qui recensent tous les appels d’offres en cours (marcheonline.com, centraledesmarches.com ou le-veilleur.fr pour n’en citer que quelques-uns). Sur ces sites, des filtres par compétence, région, lot ou encore date vous aident à faire votre sélection.
Vous abonnez à des alertes peut être ici judicieux. Et n’oubliez pas le site institutionnel du commanditaire !
b. Être sélectionné dans un appel d’offres restreint
Parfois, le commanditaire a une idée plus précise des soumissionnaires avec qui il aimerait travailler. Il fait donc une présélection des candidats pour ne recevoir que les offres qui seront les plus proches de son besoin.
L’appel à candidature de marché public étant contraignante, le pouvoir adjudicateur (un acheteur public ou privé dont la passation de certains contrats obéit à des règles de mise en concurrence et de publicité) restreint son appel d’offres en n’autorisant la réponse qu’à certaines entreprises. Mais les critères sont relatifs au chiffre d’affaires, aux compétences professionnelles ou techniques.
Toutefois, en deçà de 25.000 €, la sélection se fait en direct, sans mise en concurrence. L’acheteur privé peut, quant à lui, adresser librement son appel d’offres à des acteurs du BTP ainsi qu’à des maîtrises d’œuvre qu’il connaît ou qui disposent d’une notoriété attractive.
Il est par conséquent très utile de se faire connaître de ces demandeurs. Quand bien même la procédure d’appel d’offres public est très formalisée, ce sont des personnes qui prennent les décisions. Outre vos compétences indéniables, nouer des relations d’intérêts mutuels et de confiance peut s’avérer payant lors de l’établissement des critères de sélection, ou de la décision finale.
2. Concevoir sa réponse à un appel d’offres
Un dossier de consultation des entreprises (DCE) est mis à disposition des candidats par l’acheteur afin qu’ils aient tous les éléments nécessaires à l’élaboration de leur offre. Une fois le DCE récupéré et analysé, il faut répondre suivant les consignes précises.
a. Faire la différence en soignant le mémoire de présentation
Bien entendu, votre dossier d’appel d’offres doit être complet, notamment sur la partie relative à votre candidature, c’est-à-dire sur tout ce qui concerne vos aptitudes et capacités financières. Mais la partie à soigner reste sans aucun doute le mémoire de présentation technique qui constitue votre approche commerciale.
En effet, ce dernier doit être personnalisé, bien pensé, percutant pour faire la différence, tout comme une lettre de motivation. Répondre à chacune des attentes avec des moyens techniques novateurs peut, peut contribuer au succès, à l’appui d’un prix attractif.
Il est utile de :
- Motiver votre choix
- Illustrer vos prestations
- Proposer des variantes
- Ajouter une touche environnementale et un engagement social
b. La dématérialisation : comment répondre à un marché public ?
Depuis le 1er octobre 2018, la réponse à un appel d’offres de marché public doit s’effectuer par voie dématérialisée. L’acheteur est doté d’une signature électronique et les échanges de pièces ainsi que la conclusion du marché peuvent se faire via une plateforme internet.
Certaines dérogations ou exceptions peuvent concerner certains marchés spécifiques.
3. Gagner son appel d’offres
Un appel d’offres ne se gagnant pas toujours sur dossier, le succès vient parfois d’ailleurs.
a. Défendre sa candidature
La réception des offres et la sélection des dossiers favoris entraînent très souvent une rencontre physique au cours de laquelle on défend sa candidature. Cette présentation orale doit être préparée en tentant de répondre aux informations suivantes :
- Qui : à qui aurez-vous affaire ?
- Comment : quel est le formalisme de la réunion ?
- Quoi : une présentation informatique est-elle possible ?
Prévoyez une réponse pour chaque interrogation possible et préparez-vous à négocier. Pour ce faire, maîtrisez parfaitement votre produit, les attentes du client et vos limites.
b. Analyser un refus
Remporter un marché ne se fait pas forcément du premier coup. Il faut apprendre à connaître son interlocuteur, son mode de fonctionnement, ou encore ses exigences particulières. C’est pourquoi il faut toujours tirer les conséquences des refus qui vous sont opposés. Demandez des explications et le nom de l’entreprise sélectionnée. Renseignez-vous sur ses méthodes et ses tarifs. Vous pourrez ainsi améliorer vos prochains appels d’offres et être plus pertinent. Ne restez jamais sur un échec : soit vous gagnez le marché, soit vous apprenez !
Réussir son appel d’offres dépend donc de votre implication dans la construction de votre notoriété, votre perspicacité à répondre aux attentes de l’acheteur et votre humilité à apprendre de vos erreurs.
L'équipe Tracktor
